1. Найважливіші риси офіційно-ділового стилю (ОДС)
Офіційно-діловий стиль – це мова угод, оголошень, розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, розпоряджень, актів, законів тощо.
Основне призначення ОДС – регулювати ділові стосунки в державно-політичній, громадській, економічній, законодавчій, господарсько-управлінській сферах та обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях.
Специфіка ОДС полягає в стильових ознаках, які притаманні лише йому:
1. Діловий стиль ґрунтується на логічній основі (використання засобів образності, як і виявлення особистих почуттів, для нього не типове). Найважливішим тут є послідовність і точність викладу фактів, об’єктивність висловлювань, документальність. Основний тон ділового мовлення – нейтральний.
2. Офіційно-діловий стиль відзначається всезростаючою стандартизацією мови, насамперед мови масової типової документації. Найхарактерніші прояви стандартизації такі:
а) широке вживання усталених словесних формул (з метою, у зв’язку, відповідно до, в порядку, по лінії, згідно з та ін.); їх уживання у ділових паперах цілком закономірне, оскільки набагато спрощує і полегшує процес складання різних видів документів;
б)наявність специфічної фразеології з найменшим ступенем переносності (узяти участь, функціонування закладу, вжити заходи, прийняти рішення).
3.Суворі вимоги до лексики офіційно-ділового стилю:
а) широке, тематично зумовлене використання термінології (юридичної, бухгалтерської, економічної й ін.); скорочення слів, зокрема скорочених назв різних організацій та установ;
б) відсутність діалектизмів, жаргонізмів, просторічної лексики;
в) мінімальне використання вигуків, часток, іменників із суфіксами суб’єктивної оцінки, що пояснюється завданням нейтрального ставлення до повідомлюваного.
4. Офіційно-діловий стиль відзначається також великою частотністю вживання віддієслівних іменників (укладання, виконання надання). Займенники використовуються рідко, щоб уникнути двозначності.
5. Синтаксис ділового стилю характеризується зведенням до мінімуму складнопідрядних та складносурядних речень, використання замість них складних безсполучникових та простих поширених речень. Основною вимогою до їх побудови є дотримання прямого порядку слів (підмет перед присудком і якомога ближче до початку речення, означення перед означуваним словом; додатки після керуючого слова; обставини – ближче до слова, яке пояснюють; вставні слова звичайно ставляться на початку речення). „Цей документ набуває юридичної сили з моменту перерахування грошей строком на три роки .”
ОДС має такі функціональні підстилі:
законодавчий – використовується в законодавчій сфері, обслуговує офіційно-ділові стосунки; реалізується в Конституції, законах, указах тощо;
дипломатичний – уживається у сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури; реалізується в конвенціях, нотах тощо;
юридичний – застосовується у юриспруденції (судочинство, дізнання, розслідування, арбітраж), обслуговує та регламентує правові відносини; реалізується в актах, позовах, заявах, протоколах та ін.;
адміністративно-канцелярський – використовується у професійно-виробничій сфері, правових відносинах і діловодстві; реалізується в офіційній кореспонденції (листах), договорах, заявах, автобіографіях, характеристиках, розписках тощо.
2. Документ. Вимоги до укладання й оформлення документів
Документ (від лат. documentum – доказ, свідоцтво, взірець, приклад, зразок) – це зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.
Юридична сила – здатність документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення.
У соціальному плані будь-який документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні потреби.
До загальних функцій документа належать:
інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа;
соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, бо його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;
комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).
До специфічних функцій документа належать:
управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів, які спеціально створюються для реалізації завдань управління;
правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві;
історична – документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну роль і надійдуть до архіву на збереження.
Документи в управлінській діяльності поділяються на:
організаційні (положення, статут, інструкція, правила);
розпорядчі (постанова, ухвала, розпорядження, накази та витяги з наказів);
довідково-інформаційні (акти, відгуки, висновки, довідки, службові записки (доповідні і пояснювальні), запрошення (повідомлення), звіти, оголошення, плани, протоколи, витяги з протоколів, службові листи, списки, переліки);
документи з кадрово-контрактних питань (автобіографії, заяви, контракти, угоди);
особисті офіційні (характеристики, доручення, розписки, списки).
Вимоги до укладання і оформлення документів:
ü не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права;
ü видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;
ü відповідати своєму призначенню, назві та укладатися за відповідною формою;
ü бути достовірними, переконливими;
ü бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.
Отже, укладач документів обмежений щодо форми та способу викладу певними правилами і мусить дотримуватися стандартів. Усі ділові папери поділяються заступенем стандартизації на:
1) документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб викладення тексту яких залежить від конкретної ситуації, що спричинила їх укладання (автобіографія, доручення, звіт, характеристика);
2) документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки їх частину даних готують друкарським способом заздалегідь. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (акт про обстеження матеріального стану, довідки, перепустки тощо);
3) документи з високим ступенем стандартизації, які мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, якими має послуговуватися той, хто заповняє бланк (свідоцтво про народження (шлюб), атестат чи диплом про освіту, паспорт тощо).
Бланк – це друкована стандартна форма документа з відтвореною на ньому постійною інформацією, місця для змінної інформації заповнюються власноручно.
3. Реквізити ділових паперів
Реквізити – це сукупність формальних елементів у складі документа, відсутність яких позбавляє документ юридичної сили.
До основних реквізитів належать:
дата (обов’язковий реквізит для всіх документів, оформляється арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік);
індекс документа (дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук та обробку документа; складається з трьох пар арабських цифр, що означають: шифр структурного підрозділу автора документа, номер справи, де зберігається копія вихідного документа, порядковий реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів канцелярії);
назва документа;
заголовок до тексту відображає основну ідею документа;
адресат (кожен його елемент пишеться з нового рядка без перенесень);
гриф затвердження (слово Затверджую, повна назва посади, особистий підпис із розшифруванням та дата затвердження);
резолюція (в ній фіксується вказівка керівника щодо виконання документа: До виконання; До друку; До відома);
віза (складається із назви посади службової особи, підпису та його розшифрування, однозначного рішення, дати візування);
текст (де відображається основна думка документа);
підпис (засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії, складники підпису: назва посади, організації, ініціали й прізвище особи, яка підписує документ).
4. Усне ділове мовлення
Офіційно-діловий стиль, крім писемної форми, реалізується також в усній формі (ділові наради, публічні виступи, телефонне спілкування тощо).
Залежно від способу сприймання інформації, кількості учасників, форми спілкування можна поділити на такі види: контактне (безпосереднє), дистанційне (телефонне, селекторне), діалогічне (з одним співрозмовником), монологічне (доповідь, промова), міжперсональне (нарада, колоквіум), масове (збори, мітинг), офіційне, або функціональне (пов’язане зі службовою діяльністю), приватне, або інтимно-сімейне (у невимушеній, неформальній обстановці), анонімне (між незнайомими – вулиця, транспорт).
До усного ділового мовлення ставляться такі вимоги:
1) точність у формулюванні думки, недвозначність;
2) логічність;
3) стислість;
4) відповідність між змістом і мовними засобами;
5) відповідність між мовними засобами та обставинами мовлення;
6) відповідність між мовними засобами і стилем викладу;
7) уживання сталих словосполучень;
8) різноманітність мовних засобів;
9) нешаблонність у побудові висловлювання;
10) доречність;
11) виразність дикції;
12) відповідність інтонації мовленнєвій ситуації.
Одним із основних видів усного офіційно-ділового спілкування є ділова нарада, різновидами якої є інформаційна, оперативна, дискусійна та виробнича наради. Наради проводять для розв’язання виробничих питань на підприємствах та в установах, управліннях, організаціях.
Публічне мовлення становить собою один із жанрових різновидів мовленнєвої діяльності. Залежно від змісту, призначення, форми і способу виголошення, а також обставин, публічний виступ поділяється на такі жанри, як доповідь, промова, лекція.
Доповідь може бути ділова (містить виклад певних питань із висновками та пропозиціями) й звітна (містить об’єктивно висвітлені факти і реалії за певний період життя й діяльності керівника, організації чи її підрозділу).
Промова – це усний виступ із метою висвітлення певної інформації та впливу на розум, почуття волю слухачів логічною стрункістю тексту, емоційною насиченістю і вольовими імпульсами мовця. Залежно від мети промова може бути мітинговою, агітаційною, діловою, ювілейною.
Лекція є однією з форм пропаганди, передачі, роз’яснення суто наукових, науково-навчальних, науково-популярних та інших знань шляхом усного викладу навчального матеріалу, наукової теми, що має системний характер.
В усному діловому мовленні суттєву допоміжну роль відіграє телефон. Головна його перевага над іншими традиційними засобами зв’язку – це оперативність, швидкість, зручність. Службова телефонна розмова складається з таких компонентів:
1) момент установлення зв’язку;
2) виклад суті справи;
3) завершальні слова.
Оскільки специфіка телефонного спілкування виключає допоміжні невербальні засоби (жест, міміка, поза), співрозмовникам треба якомога вимогливіше добирати й висловлювати потрібні слова, фрази, користуватися лише голосом.
5. Точність слововживання в офіційно-діловому та науковому стилях
Чіткість, зрозумілість думки досягається точністю, відповідністю змістові уживаних слів. Так, часто змішуються поняття ділянка, область, галузь, зона, царина. Це зумовлено тим, що російською мовою ці чотири терміни перекладаються багатозначним словом область. Проте в українській мові чітко розрізняється, що галузь – це певна сфера виробництва, науки тощо (галузь дослідження, галузь застосування, галузь промисловості); ділянка – окрема частина поверхні, площі, простору, котру використовують з якою-небудь метою або відокремлюють за якою-небудь ознакою (ділянка тертя, ділянка ущільнення, базова ділянка); зона – простір, у якому поширюється будь-яке явище, що характеризується певними рисами, особливостями (сейсмонебезпечна зона, зона загазованості, зона досяжності); область – а) частина якої-небудь території (країни, держави, материка); б) адміністративно-територіальна одиниця в Україні, Росії та деяких інших країнах; в) у математиці – скінченна частина простору або поверхні (область дисперсії, область значень, область визначення функції). Лексема царина, крім основних значень (1. Околиця, край села. 2. Місцевість за селом, де пастух збирає худобу; вигін. 3. Необроблюване, поросле травами поле), має ще переносне – “сфера діяльності, коло знань, уявлень” (царина науки).
IІІ. ВИСНОВОК
Опрацювавши відповідну літературу, зразки документів, стає зрозуміло, що на даний час існує потреба у підготовці фахівців високого професійного і культурного рівня, здатних надати ринковим відносинам цивілізований характер. Матеріали даної роботи допоможуть людям ділових кіл продемонструвати високий рівень спілкування, що допоможе досягнути успіхів у діловому партнерстві.
Хоча частина підприємців вважає себе прагматиками, етичні норми і мову етики розглядають як перешкоду в діловому спілкуванні, крайні випадки неетичної поведінки ділових людей, керівників підприємств є порушенням закону. Тому в поняття турботи керівника про якість своєї продукції входить і поняття етики ділового спілкування.
Приходимо до висновку: чим більш благополучною стає етична атмосфера в суспільстві, тим більш сприятливі умови створюються і для бізнесу. Разом з тим неетична поведінка і спілкування рано чи пізно обернуться якщо не прямими економічними збитками, то соціальними і етичними витратами як для підприємства, так і для соціального середовища.
Розглянувши погляди на місце етики в діловому спілкуванні, потрібно, за моїм переконанням, приєднатися до висновку Бенджаміна Франкліна, який стверджував, що чесність – краща політика.
Отже, етичні норми повинні служити надійним інструментом координації діяльності людей, залучених у ділове спілкування.
ІV. ЛІТЕРАТУРА
1. Глущик С.В. Сучасні ділові папери/ С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В.Шевчук– К., 2002.
2. Зубков М. Сучасна українська ділове мовлення./ М. Зубков – Харків, 2001.
3. Коваль А.П. Культура української мови./ А.П. Коваль – К.
4. Мацько Л.І., Сидоренко О.М. Українська мова./ . Л.І. Мацько, О.М. Сидоренко – К., 1992.
5. Панько Т. І Українське термінознавство./ Т. І. Панько, І. М.Кочан, Г. П. Мацюк – Львів, 1994.
6. Сучасна українська мова / За ред. О.Д. Пономарева. – К., 2001.
7. Сучасна українська література мова / За ред. А.П. Грищенка. – К., 1997.
8. Сучасна українська літературна мова / За ред. М.Я.Плющ. – К., 2001.
9. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення./ С.В. Шевчук– К., 1999.
Додав: Вірст.
Немає коментарів:
Дописати коментар